تصور کنید روی پروژه ای کار می کنید و ناگهان تماسی از دوستتان دریافت خواهید کرد. می دانید باید کارتان را تمام کنید، اما جواب ندادن به تماس را بی ادبی می دانید. یا اینکه درباره کارهای روزانه برنامه ریزی می کنید و نمی دانید چه زمانی باید تعهد بیشتری به خرج دهید. گذاشتن لباس در ماشین لباسشویی کار ساده ای به نظر می رسد اما به خودتان که می آیید نصف شب وقت می کنید آن کار را انجام دهید. بنابراین مشخص نیست چه زمانی به معنای واقعی کارتان تمام می شود.
من به عنوان کسی که 12 سال از خانه کار کرده و مربی مدیریت زمان دورکارها بوده ام، در این زمینه تجربه دارم و با خوب و بد آن آشنا هستم. می دانم که متمرکزترین و کارآمدترین دورکارها برای خودشان مرزهایی تعیین می کنند تا از اتمام کار مطمئن شوند.
در اینجا می خواهیم نکاتی را به شما یادآور شویم تا کارتان پر بازده و رضایت بخش باشد، حالا چه همیشه دورکار هستید چه بعضی از روزها.
ساعت کار مشخص کنید. شاید احمقانه به نظر برسد اما اگر می خواهید حین کار متمرکز باشید باید فراموش کنید که از خانه کار می کنید. من پیش از اینکه مربی مدیریت زمان باشم، زمان بندی ام آشفته بود. ساعت مشخصی پشت کامپیوتر نمی نشستم و همیشه در طول روز برنامه های شخصی خودم را داشتم. از آنجایی که زندگی شخصی ام مرز نداشت، بنابراین کارم هم همینطور شده بود. وقتی خانه بودم از اینکه تمام ساعت های شب و روز ایمیل ها را بررسی نمی کردم ناراحت بودم. فکر می کردم هیچوقت نمی توانم به معنای واقعی استراحت کنم.
وقتی برای کار در خانه ساعت کار مشخص کردم (که برای من از 9 صبح تا 6 عصر در اغلب روزهای هفته است)، و برای خودم مشخص کردم که در آن ساعت چه کاری انجام ندهم، تغییر بزرگی روی داد. از خودم می پرسیدم: "اگر الان در اداره بودم این ساعت این کار را انجام می دادم؟" اگر جوابم منفی بود می دانستم که نباید در ساعت اداری آن کار را انجام دهم. وظایف خانه، کمک ها و وقت گذرانی با دوست ها باید قبل و بعد از ساعت اداری انجام می شد. بله هنوز هم می توانستم وقت نهار به دوستم زنگ بزنم یا اگر کار فوری مانند تعمیرات داشتم در طول روز انجام دهم. اما اینها استثنا بودند نه همیشگی. با این برنامه ریزی نه تنها زمان کاری داشتم، بلکه بعد از آن هم می توانستم بدون عذاب وجدان به کارهای شخصی ام رسیدگی کنم.
برای موفقیت برنامه روزانه داشته باشید. می توانید برای موفقیت بیشتر برنامه روزانه مشخص هم داشته باشید. مثلا اگر هفته ای یک بار دورکار هستید، آن روز هیچ قرار ملاقاتی نداشته باشید. اگر نمی توانید حداقل نصف روز را فقط به کار اختصاص دهید. بر اساس ملاقات و انرژی تان زمانی را انتخاب کنید که برای کار بهتر باشد.
سپس یکی دو مورد از کارهایی را که می خواهید در آن بازه انجام دهید مشخص کنید. این کارها می توانند کارهایی باشند که یکی دو ساعته انجام می شوند یا به خلاقیت و استراتژی نیاز دارند که مستلزم فضای کاری است. بهتر است در آن زمان ایمیل ها را ببندید یا یک ساعت به آن فکر نکنید. حتی می توانید به همکارانتان هم اطلاع دهید تا بدانند در دسترس نیستید و تعجب نکنند.
در رابطه با دیگران هم محدودیت هایی تعیین کنید. برای داشتن برنامه ای مداوم و بلندمدت به افرادی که روزانه با آنها سروکار دارید هم اطلاع دهید. به دوستان، خانواده و آشنایان بگویید در آن ساعت کار می کنید و نمی توانید فعالیت های غیرکاری انجام دهید. برای مثال، اگر با خانواده در خانه هستید بگویید که از ساعت 8 صبح تا 5 عصر کار می کنم. وقت نهار می توانم با شما صحبت کنم، اما غیر از آن ساعت نه. در حقیقت وقتی مرزبندی داشته باشید و خودتان هم به آن پایبند باشید، بقیه هم آن را پذیرفته و می دانند که در دسترس نخواهید بود.(به نظرم بهتر است فضای کار مخصوص به خود را داشته باشید، مثل دفتر کار یا اتاق خواب تا بتوانید در را ببندید.)
در شرایطی که مهمان ناخوانده دارید باید با سیاست عمل کنید. اگر همسایه ای آمده تا چند کلمه حرف بزند، مثل همکاری که از کنارتان رد می شود و چند کلمه صحبت می کنید اشکالی ندارد. اما نه اینکه برای نوشیدن قهوه و صحبت کردن بیایند. در این صورت رک بگویید: "خیلی از دیدنتان خوشحال شدم اما من کار دارم و می توانم چند ساعت بعد یا آخر هفته شما را ببینم." یا اگر صاحبخانه برای تعمیرات آمد به جای تعارف کردن او به داخل زمانی که برایتان بهتر است به او بگویید.
اگر قرار باشد در آن روز کارهای دیگری انجام دهید ببینید آن کار چقدر از زمان شما در خارج از زمان اداری را صرف می کند. برای مثال، اگر خانواده از شما می خواهد کاری انجام دهید ببینید آن کار چقدر وقتگیر است و اگر وقت نهار می توانید انجام دهید قبول کنید. برای مثال بگویید: "می توانم وقت نهار به خشک شویی و سوپرمارکت بروم اما خرید کلی را باید بعد از وقت کاری انجام دهم." یا کارها را به بخش های کوچک تقسیم کنید، مثلا: "می توانم امروز ماشین را به تعمیرگاه ببرم اما تا فردا نمی توانم به اداره بیمه بروم."
وقتی محدودیت ها را تعیین می کنید لازم نیست عذرخواهی کنید. آنها هم باید برای وقت کار شما احترام قائل باشند. رفته رفته که به این عادت ها و محدودیت ها خو گرفتید بقیه نیز به آنها احترام گذاشته و در کارتان متمرکزتر می شوید.
