اگر مدام از خود سوال می‌کنید که چه بر سر روزهایی رفته آمده؟ ممکن است نیاز به اجرای چند تاکتیک مدیریت زمان داشته باشید. اینجا چندین راه برای شما آورده شده است تا مطمئن شوید که تا جای ممکن کارآمد عمل کرده‌اید.
اولویت‌ها را مشخص کنید و در برنامه خود آنها را جای دهید
مدیریت موثر تقویم زمان‌بندی شما می‌تواند نقش مهمی در تغییر کسب و کار شما ایفا کند. جمعه شب‌ها و یا صبح شنبه را برای تهیه لیستی از اولویت‌های خود اختصاص دهید. سپس کارهای هفتگی خود را در چند دسته تقسیم‌بندی کنید. برخی از متخصصین کسب و کار به شما توصیه می‌کنند که زمان خود را به دو دسته زمان‌های "متمرکز" و زمان‌های "منعطف" تقسیم کنید. زمان‌های متمرکز مربوط به چشم‌انداز کسب و کار و موارد مربوط به توسعه آن است. برنامه‌های تحلیلی قوی می‌توانند در قالب‌بندی این تفکرات به شما کمک کنند، به شما پیک‌های فروش را نشان می‌دهند تا بتوانید اقدامات سریعی را انجام دهید.
روزهای منعطف، در مقابل روزهایی هستند که دست شما باز است. می‌توانید آن روزها را به کارهای جزئی مانند کاغذکاری‌ها، بررسی فاکتورها و فرآیند پرداخت‌ها بپردازید. برای اینکه مطمئن شوید همه‌ی موارد داخل لیست را بررسی کرده‌اید، به سیستم‌ها سری بزنید.از نرم‌افزارهای آنلاین برای فاکتورها استفاده کنید تا در یک دسته‌بندی منظم متوجه شوید که به کدام‌یک از فروشندگان باید پول پرداخت کنید و کدام‌یک از آنها باید به شما هزینه پرداخت کنند، بنابراین خیلی سریع می‌توانید به کارهای انبارشده‌ی خود بپردازید. به سیستم‌های پرداخت نگاهی بیاندازید تا قبل از آنکه کارمندان‌تان درگیر تاخیر در پرداخت شوند، با آنها تسویه کنید.
عملیات ساده با ابزارهای مناسب
در بحث مدیریت زمان، یک کلمه وجود دارد که می‌توان با آن زندگی کرد: اتوماسیون.
به عنوان مثال، مدیریت دارایی‌ها را در نظر بگیرید، به طور معمول زمان زیادی از شما می‌گیرند. این نرم‌افزار به شما کمک خواهد کرد تا تاریخچه‌ی داده‌های فروش را بررسی کرده و از قبل مشخص کنید که آیا نیاز به تولید بیشتر است یا خیر و تعداد کالاها را تصحیح کنید. برای کمک روزانه، می‌توانید هشدارهای ایمیل را تنظیم کنید تا هنگامی که اقلام موجود رو به کاهش بودند، به شما اطلاع داده شود.
بعد از بحث‌های مالی نوبت قرار ملاقات‌ها می‌رسد. اگر سر و کار شما با مشتریان است، این نرم‌افزارها در زمان شما بسیار صرفه‌جویی می‌کنند، مخصوصا اگر با تقویم‌های Google همگام‌سازی و تنظیم شوند، بنابراین از هر جایی می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید. نرم‌افزارهای آنلاین برنامه‌ریزی به مشتریان شما این امکان را می‌دهند که همه ساعت روز و هفت روز هفته قرار ملاقات را با شما هماهنگ کنند که منجر به کاهش زمان لازم برای هماهنگی و در نهایت فروش بیشتر شود.
بگذارید اعداد با شما صحبت کنند
داشتن درکی صحیح و کوتاه یا بلند مدت از اعداد به شما کمک می‌کند تا در مورد چگونگی اولویت‌بندی زمان خود، هوشمندانه عمل کنید. با اکسل جور نیستید؟ با برنامه‌هایی مانند POS که به طور خودکار همه محاسبات را انجام می‌دهند و بر اساس اطلاعات فروش به شما گزارش می‌دهد کار کنید. می‌توانید خیلی سریع به اطلاعات روزانه، هفتگی و سالیانه خود در یک فرم تر و تمیز دسترسی داشته باشید.
وقت خالی در برنامه خود داشته باشید
اگر برای ثانیه به ثانیه روزتان برنامه داشته باشید، هرگز برای چالش‌های غیرمنتظره (مثل گرفتن چاه سرویس بهداشتی) و البته فرصت‌ها (پیشنهادهای تبلیغاتی فوق‌العاده) وقتی نخواهید داشت. سعی کنید هر روز حداقل یک ساعت خالی و بدون برنامه داشته باشید. اگر بیش از اندازه برای خود برنامه‌ریزی کنید، ممکن است همیشه از آن عقب بمانید.
یافتن راه‌هایی برای ساده‌سازی ارتباطات و پیگیری مشتریان
نرم‌افزار بازاریابی از طریق ایمیل می‌توانند متن‌های مشخص و مخصوصی را به افراد ایمیل بزنند و بنابراین دیگر شما لازم نیست که پیام‌های کسب و کارتان را از نو برای آنان بفرستید. دیگر نگران آپلود کردن(بارگذاری) لیست مشتری‌ها روی برد نباشید(کاری که در آن نیاز به وارد کردن اطلاعات هر مشتری است و بسیار زمان‌بر است). یک CRM باید تمام لیست مشتریان خود را داشته باشد - به طور خودکار به اطلاعات مشتریان وفادار، معمولی و اطلاعاتی به غیر از اطلاعات فروش شما دسترسی دارد و آنها را طبقه‌بندی کرده است. داشتن تمام این اطلاعات به صورت شسته رفته شما را داشتن یک استراتژی مناسب در مورد اینکه به چه کسانی چه پیامی ارسال کنید یاری خواهد کرد.
یاد بگیرید که کارها را به افراد دیگر بسپارید
ممکن است بتوانید همه کارها را خودتان انجام دهید اما در یک زمان نمی‌توانید چندین جا باشید. برای استخدام و نگه‌داشتن بهترین کارمندان خود وقت بگذارید، سپس می‌توانید به تیم خود اعتماد کنید. سپس، به جای آنکه در تلاش باشید تا همه کارها را خودتان انجام دهید، می‌توانید از برخی اختیارات چشم‌پوشی کنید و آنها را به کسانی که برای شما کار می‌کنند محول کنید.
استادانه از این ترفندهای مدیریت زمان بهره بگیرید تا بتوانید وقت آزاد بیشتری که نیاز دارید را پیدا کنید. این چیزی است که همه‌ی ما می‌توانیم با آن کنار بیاییم.
کسب و کار خود را در سنجاق ثبت کنید
عکس: Tanja Heffner on Unsplash
