اگر هزینه خدماتتان را در چند پیام جدا برای مشتری می‌فرستید، حالا می‌توانید همه جزئیات را در یک فاکتور جمع کنید. این ابزار برای ارائه روشن‌تر هزینه‌ها و منظم‌ترشدن ارتباط مالی شما با مشتری کاربرد دارد.
آنچه در ادامه می‌خوانیم:
چرا برای خدماتمان فاکتور صادر کنیم؟
کیفیت کار شما مهم است، اما نحوه اعلام هزینه و جمع‌بندی کار هم بخشی از تجربه مشتری است. وقتی هزینه‌ها را شفاهی یا در چند پیام جدا می‌فرستید، ممکن است مشتری نداند مبلغ نهایی دقیقاً شامل چه مواردی است. یک فاکتور روشن، شرح خدمات و مبلغ‌ها را کنار هم قرار می‌دهد و مرجع مشخصی برای گفت‌وگو و پیگیری می‌سازد.
جزئیات هزینه برای مشتری روشن می‌شود
به‌جای اعلام یک مبلغ کلی، می‌توانید برای هر خدمت یک ردیف جدا ثبت کنید. مثلاً اگر کار شما شامل نصب و چند خدمت جانبی است، عنوان و هزینه هرکدام را جدا بنویسید. مشتری می‌تواند ببیند بابت چه مواردی هزینه پرداخت می‌کند و اگر سؤالی دارد، درباره همان ردیف بپرسد. این شفافیت می‌تواند از سوءتفاهم درباره مبلغ نهایی کم کند.
کسب‌وکارتان حرفه‌ای‌تر معرفی می‌شود
فاکتوری که مشخصات شما، اطلاعات مشتری، شماره و تاریخ صدور و شرح خدمات را یک‌جا نشان می‌دهد، ارائه منظم‌تری از کارتان می‌سازد. مشتری علاوه بر نتیجه کار، نظم شما در ثبت و ارائه اطلاعات را هم می‌بیند. درج اطلاعات تماس در فاکتور می‌تواند به او کمک کند برای پیگیری یا سفارش بعدی، دوباره به شما دسترسی داشته باشد.
سوابق کار در دسترس می‌ماند
در صفحه اصلی فاکتورساز، فاکتورهای قبلی نمایش داده می‌شوند. به‌این‌ترتیب، برای مراجعه دوباره به فاکتور یک مشتری لازم نیست فقط به پیام‌های پراکنده تکیه کنید. در صفحه فاکتور، گزینه «تکرار فاکتور» هم در دسترس است؛ اگر از آن استفاده می‌کنید، پیش از صدور نسخه تازه، اطلاعات مشتری، خدمات و مبلغ‌ها را بررسی کنید.
در فاکتورساز سنجاق چه امکاناتی دارید؟
-
ثبت نام مشتری و افزودن شماره تلفن و آدرس به‌صورت اختیاری
-
ثبت عنوان و مبلغ خدمات در ردیف‌های جداگانه
-
افزودن ردیف جدید یا حذف ردیف‌های غیرضروری
-
نمایش مجموع مبلغ ردیف‌ها
-
نمایش مشخصات متخصص و مشتری، شماره فاکتور و تاریخ صدور در خروجی
-
دسترسی به فاکتورهای قبلی و گزینه تکرار فاکتور
-
ارسال فاکتور به سه شکل PDF، تصویر و لینک
چطور اولین فاکتورتان را بسازید؟
۱. وارد فاکتورساز شوید
از بازارچه سنجاق، فاکتورساز را باز کنید و روی «ایجاد فاکتور جدید» بزنید.
۲. اطلاعات مشتری را وارد کنید
نام و نام خانوادگی مشتری را بنویسید. اگر لازم است اطلاعات کامل‌تری در فاکتور باشد، شماره تلفن و آدرس او را هم اضافه کنید؛ این دو بخش اختیاری‌اند.
۳. خدمات و مبلغ‌ها را ثبت کنید
برای هر ردیف، عنوان خدمت و مبلغ آن را به تومان وارد کنید. اگر چند خدمت دارید، از «ایجاد ردیف جدید» استفاده کنید. مجموع مبلغ ردیف‌ها در پایین صفحه نمایش داده می‌شود.
۴. فاکتور را صادر کنید
اطلاعات و مبلغ‌ها را بررسی کنید و مرحله صدور را ادامه دهید. هزینه صدور و تخفیف احتمالی در همین مرحله نمایش داده می‌شود؛ پیش از تأیید، مبلغ درج‌شده را ببینید.
۵. برای مشتری بفرستید
پس از صدور، روی «ارسال فاکتور» بزنید و یکی از گزینه‌های «ارسال نسخه PDF»، «ارسال تصویر» یا «ارسال لینک» را انتخاب کنید. تصویر برای دیدن جزئیات در گفت‌وگو کاربرد دارد و PDF برای نگهداری فایل یا چاپ مناسب است؛ با ارسال لینک هم می‌توانید نشانی فاکتور را در اختیار مشتری بگذارید.
در حال حاضر با خرید اشتراک pro، حرفه‌ای هزینه استفاده ازفاکتور رایگان است.
فاکتور بعدی را مرتب‌تر ارائه کنید
برای حرفه‌ای‌تر دیده‌شدن، جزئیات کوچک هم اهمیت دارند. فاکتوری خوانا با شرح دقیق خدمات، به مشتری کمک می‌کند هزینه‌ها را بهتر بررسی کند و به شما کمک می‌کند جمع‌بندی روشن‌تری از کار ارائه دهید.
برای کار بعدی‌تان، یک فاکتور مرتب و خوانا به مشتری ارائه دهید. همین حالا وارد بازارچه سنجاق شوید، فاکتورساز را باز کنید و روی «ایجاد فاکتور جدید» بزنید.